¿Qué es la factura electrónica en España?

La factura electrónica permite a las empresas ahorrar costes en la emisión y gestión de facturas, así como reducir el tiempo necesario para realizar las gestiones administrativas relacionadas con la facturación. Además, la factura electrónica facilita el control y seguimiento de las facturas emitidas y recibidas, y permite un intercambio de información más rápido y seguro entre las empresas.

Para emitir y recibir facturas electrónicas en España es necesario contar con un certificado electrónico, que garantiza la identidad del emisor y del receptor de la factura, y cumplir con los requisitos técnicos y legales establecidos por la normativa vigente.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?

En España, la factura electrónica es obligatoria en determinados casos y para ciertos tipos de empresas. A continuación se detallan los casos en los que es obligatoria:

1. Empresas que realicen operaciones con la Administración Pública: Desde el 1 de enero de 2015, todas las empresas que realicen operaciones con la Administración Pública española están obligadas a emitir facturas electrónicas. Este requisito se aplica tanto a las facturas recibidas como a las emitidas.
2. Grandes empresas y empresas inscritas en el Registro de devolución mensual del IVA (REDEME): Las empresas que superen determinados umbrales de facturación están obligadas a emitir facturas electrónicas. Desde el 1 de enero de 2021, la obligación de emitir facturas electrónicas se aplica a todas las empresas que estén incluidas en el REDEME y a las empresas que hayan facturado más de 6 millones de euros en el año anterior.
3. Empresas que realicen operaciones intracomunitarias: Las empresas que realicen operaciones intracomunitarias y que estén acogidas al régimen especial del IVA del sistema de ventanilla única (One Stop Shop) están obligadas a emitir facturas electrónicas.

Es importante destacar que, aunque la factura electrónica no sea obligatoria en todos los casos, su uso puede resultar beneficioso para cualquier empresa, ya que permite ahorrar costes y tiempo en la gestión de facturas.

¿Cómo sé si mi programa de facturación está adaptado a la factura electrónica?

Si tienes dudas sobre si tu programa de facturación está adaptado a la factura electrónica, lo mejor es que te pongas en contacto con el proveedor del software o con un especialista en la materia para obtener información más precisa.

No obstante, aquí te indicamos algunas características que debería tener un programa de facturación adaptado a la factura electrónica en España:

1. Debe permitir la emisión de facturas en formato electrónico y cumplir con los estándares técnicos exigidos por la normativa (Facturae, XML, UBL, etc.).
2. Debe incluir la firma electrónica de las facturas, que garantiza la autenticidad e integridad de los datos contenidos en la factura.
3. Debe permitir la generación de un archivo de intercambio de datos (AID), que es un archivo que se utiliza para enviar la factura electrónica a la Administración Pública y que debe cumplir con unos requisitos específicos establecidos por la Agencia Tributaria.
4. Debe permitir el envío y recepción de facturas electrónicas a través de los canales establecidos por la normativa (correo electrónico, servicios web, etc.).
5. Debe incluir un sistema de gestión de facturas electrónicas que permita el seguimiento y control de las facturas emitidas y recibidas.

En cualquier caso, te recomendamos que consultes la información proporcionada por la Agencia Tributaria sobre la factura electrónica y que te pongas en contacto con tu proveedor de software o con un especialista en la materia para asegurarte de que tu programa de facturación está adaptado a la normativa vigente.